Obrigação de arquivo e conservação do mesmo

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, incluindo a documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.

Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido anteriormente, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos. Os documentos referidos que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos devidos, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução do IVA, se for o caso, e efetuado o respetivo registo contabilístico.